Datenschutzhinweise

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Auktionswebsite versteigerungsprofis.de im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

G-H-V Aktiengesellschaft
Obere Rischbachstraße 50
66386 St. Ingbert
Telefon: 06894 389139-0
E-Mail: info@ghv-ag.de

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist Sven Blees. Sie erreichen ihn unter datenschutz@ghv-ag.de oder unter der oben genannten Postanschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.

Ihre Betroffenenrechte

Unter den genannten Kontaktdaten können Sie im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte geltend machen:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit, soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für uns zuständig ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken, poststelle@datenschutz.saarland.de, www.datenschutz.saarland.de.

Verarbeitungstätigkeiten

Hosting bei STRATO und Erfassung allgemeiner Informationen

Art und Zweck der Verarbeitung

Unsere Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, betrieben. Beim Aufruf verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu gehören insbesondere die IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, die angeforderte Adresse, Informationen über Browser und Betriebssystem sowie gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite und technische Statusmeldungen.

Diese Verarbeitung ermöglicht die Auslieferung der Website und dient der Stabilität, der Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr von Angriffen. Sie ist von der freiwilligen Reichweitenmessung getrennt.

Rechtsgrundlage und Empfänger

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Internetangebots. STRATO verarbeitet die für das Hosting erforderlichen Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Informationen zur Auftragsverarbeitung finden Sie unter www.strato.de/agb/avv/.

Speicherdauer

STRATO speichert nach den Anbieterangaben die IP-Adressen der Websitebesucher zur Erkennung und Abwehr von Angriffen maximal sieben Tage. Das ist keine allgemeine Löschfrist für Bieterkonten, Gebote, E-Mails oder Rechnungsunterlagen; für diese gelten die nachfolgend beschriebenen Zwecke und Fristen.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich

Ein Besuch ist ohne Registrierung möglich. Die Übermittlung der technisch notwendigen Verbindungsdaten, insbesondere der IP-Adresse, ist für die Bereitstellung der Website erforderlich.

Notwendige Cookies und Ihre Datenschutzauswahl

Art und Zweck der Verarbeitung

Der Sitzungscookie ghv_auction_session ordnet Browseranfragen einer Sitzung zu und unterstützt Anmeldung und Formularschutz. Im öffentlichen Bieterkonto bleibt er ein Sitzungscookie; eine Sitzungswiederherstellung des Browsers kann ihn über das Schließen hinaus erhalten. Nach einer Verwaltungsanmeldung gilt der Cookie bis zum Ende dieses Kalendertags um 24:00 Uhr deutscher Zeit (Europe/Berlin). Die Verwaltungsanmeldung endet dann unabhängig von Aktivität; während des Tages beendet bloße Inaktivität die Anmeldung nicht. Abmelden sowie Konto- oder Sitzungsentzug beenden den Verwaltungszugriff früher. Der zugriffsgeschützte Sitzungsspeicher bei STRATO enthält die benötigten Konto- und Rollenkennungen, Anmelde-/Ablaufzeiten und Formularprüfwerte. Für diese Sitzungsdateien gilt eine technische Bereinigungsschwelle von 25 Stunden seit der letzten Nutzung, damit auch ein Tag mit Zeitumstellung abgedeckt ist. Abgelaufene Dateien werden bei laufendem Betrieb schrittweise bereinigt; dies ist keine Zusage einer minutengenauen Löschung oder der Löschung von Sicherungskopien. Es werden kein Werbe- oder zusätzlicher Trackingcookie und kein neuer Anbieter eingeführt.

Der Cookie ghv_cookie_choice speichert eine zufällige Kennung für Ihre Datenschutzauswahl für bis zu 180 Tage. Dazu werden serverseitig die gewählten Kategorien, die Fassung der Hinweise sowie Zeitpunkt und Gültigkeit gespeichert. Bei einer geänderten Datenschutzerklärung oder geänderten eingebundenen Streamanbietern kann eine neue Auswahl erforderlich werden. Abgelaufene Auswahldatensätze werden beim Speichern weiterer Auswahlen schrittweise bereinigt.

Rechtsgrundlage und Wahlmöglichkeiten

Für die unbedingt erforderliche Speicherung und den Zugriff auf Informationen im Endgerät gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Personenbezogene Daten verarbeiten wir zur Bereitstellung angeforderter Kontofunktionen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für Sicherheit und die Verwaltung Ihrer Auswahl gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit wir eine erteilte Einwilligung nachweisen müssen, erfolgt dies gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Optionale Statistik und externe Medien können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Fußbereich erlauben, ablehnen, erneut vollständig zulassen oder für die Zukunft widerrufen. Ohne Einwilligung für externe Medien bleibt der Kamerastream gesperrt und zeigt einen entsprechenden Hinweis. Statistik muss dafür nicht erlaubt werden. Die Ablehnung dieser Kategorien verhindert keine Gebote. Die Freigabe lädt nur den tatsächlich eingebundenen Livestream; Angaben zum jeweiligen Anbieter müssen vor seiner Aktivierung veröffentlicht sein.

Kontaktaufnahme und E-Mail-Kommunikation

Art und Zweck der Verarbeitung

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontakt- und Inhaltsdaten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Zur E-Mail-Kommunikation gehören auch technische Übermittlungsdaten wie Absender, Empfänger, Versandzeitpunkt und beteiligte Mailserver. Für den E-Mail-Versand der Auktionsanwendung nutzen wir STRATO. Bestätigungen, Nachrichten zur Kontosicherheit und zur Vertragsabwicklung sind keine Newsletter.

Rechtsgrundlage und Empfänger

Die Bearbeitung eigener Vertragsanfragen erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sonstige Anfragen und die Kommunikation mit Ansprechpartnern eines Unternehmens bearbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die zweckmäßige geschäftliche Kommunikation. Empfänger sind die zuständigen Mitarbeiter und die erforderlichen Hosting- und E-Mail-Dienstleister.

Speicherdauer und Bereitstellung

Wir bewahren Anfragen so lange auf, wie dies für die Bearbeitung und erforderliche Nachfragen notwendig ist. Soweit die Korrespondenz aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen enthält oder zur Wahrung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, gelten die weiter unten erläuterten Aufbewahrungsregeln. Die Kontaktaufnahme ist freiwillig; ohne hinreichende Kontaktangaben können wir gegebenenfalls nicht antworten.

Bieterkonto, Registrierung und Kontosicherheit

Art und Zweck der Verarbeitung

Die Online-Registrierung richtet sich an Unternehmen. Wir verarbeiten Unternehmensname, Anrede und Namen der Ansprechpartner, Anschrift und Land, Telefonnummer, E-Mail- und Rechnungs-E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Hinzu kommen eine zugeteilte Bieternummer, ein Passwortprüfwert, Kontostatus, Bestätigungs- und Freischaltungsdaten sowie die bestätigten Fassungen der Bedingungen und die Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise.

Diese Daten dienen der Einrichtung und Verwaltung des Bieterkontos, der Prüfung der Teilnahmevoraussetzungen, der Anmeldung und der Kommunikation. Passwörter werden als Prüfwerte gespeichert. Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zur Passwortwiederherstellung werden zeitlich begrenzte Token verarbeitet. Zur Begrenzung missbräuchlicher Anfragen verarbeitet die Anwendung aus IP-Adressen oder Kontokennungen abgeleitete Prüfwerte und Anfragezähler.

Rechtsgrundlage

Die Bereitstellung des Kontos und vorvertragliche Maßnahmen erfolgen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind. Daten von Mitarbeitern oder Vertretern eines Unternehmens verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit diesem Unternehmen. Die Sicherheitsverarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Kenntnisnahme der Datenschutzhinweise ist keine Einwilligung in sämtliche Datenverarbeitungen.

Empfänger, Speicherdauer und Bereitstellung

Zugriff erhalten die zuständigen Mitarbeiter und die für Betrieb und Wartung eingesetzten Dienstleister. Kontodaten werden für die Dauer der Kontonutzung gespeichert. Sie können die Schließung des Kontos über unsere Kontaktdaten verlangen. Gesetzlich aufzubewahrende oder für Rechtsansprüche erforderliche Daten werden davon getrennt weiter aufbewahrt und auf diese Zwecke beschränkt. Sicherheitsdaten werden nur so lange benötigt, wie die Missbrauchsabwehr und gegebenenfalls die Klärung eines Vorfalls dies erfordern.

Die Registrierung ist freiwillig. Für Onlinegebote ist ein eingerichtetes und freigeschaltetes Bieterkonto erforderlich; die Abgabe von Onlinegeboten als Gast ist nicht vorgesehen.

Nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse können Bieter ihre Rechnungsdaten im Konto weiterhin einsehen, aber nicht mehr selbst ändern. Änderungswünsche werden per E-Mail an uns gerichtet und durch berechtigte Mitarbeiter in der vorhandenen Bieterverwaltung bearbeitet. Dabei verarbeiten wir die zur Korrektur erforderlichen Kontodaten und die zugehörige Korrespondenz. Bereits ausgestellte Rechnungen und gespeicherte Kaufbelege werden durch die Änderung der Kontostammdaten nicht rückwirkend geändert.

Vor-Ort-Check-in, persönliche Teilnahme und Firmenvertretung

Für die persönliche Teilnahme scannen Sie den ausgehängten QR-Code, melden sich in Ihrem vorhandenen Kundenkonto an und senden Ihren Check-in. Ohne Smartphone finden unsere Mitarbeiter Ihr bestehendes Konto über eine Kundensuche und erfassen die Teilnahme am Empfang. Eine Vor-Ort-Teilnahme ist auch ohne eigenes Smartphone, Internetzugang oder bereits vorhandenes Onlinekonto möglich. Eine eigene E-Mail-Adresse ist für das Kundenkonto erforderlich. Wir verarbeiten Kontotyp, bei Firmen den Firmennamen, Rechnungsanschrift, Telefonnummer, gegebenenfalls Rechnungs-E-Mail und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Vor- und Nachname der anwesenden Person, die angegebene Stellung beziehungsweise Vertretungsberechtigung sowie die Zuordnung zum vorhandenen oder am Empfang angelegten Kundenkonto. Eine Vor-Ort-Freigabe ersetzt nicht die E-Mail-Bestätigung des Onlinekontos.

Berechtigte Mitarbeiter prüfen vor der Freigabe die Identität durch Sichtprüfung eines Originalausweises, die Rechnungsanschrift, bei Firmen die Firma und die Vertretungsberechtigung sowie die Bestätigung der aktuellen Teilnahmebedingungen. Gespeichert werden das Prüfergebnis, Mitarbeiterkennung, Zeitpunkt, Grundlage und Belegreferenz des Vertretungsnachweises einschließlich Aussteller, Datum und Geltungsbereich, bestätigte Rechtstextfassungen, Freigabe- oder Sperrstatus und Sperrgrund. Dieses Check-in-Modul speichert keine Ausweisbilder oder Ausweisnummern und bietet keinen Upload von Ausweiskopien oder Vollmachten. Erforderliche Vollmachts- oder Papiernachweise werden getrennt in der betrieblichen Dokumentation verwaltet und über die Belegreferenz zugeordnet. Etwaige besondere gesetzliche Identifizierungspflichten sind gesondert zu erfüllen.

Für einen gemeinsamen Veranstaltungstag legt unser berechtigtes Team das Datum und die zugehörigen Versteigerungen vorher fest. Ein Check-in, eine persönliche Prüfung und eine gemeinsame Saalnummer gelten für alle diesem Tag zugeordneten Versteigerungen. An anderen Veranstaltungstagen beginnt die Nummernvergabe erneut; alte Käufe behalten ihre dauerhafte Käuferzuordnung. Nach dem ersten Check-in bleibt die Zuordnung der Versteigerungen zum Tag unverändert. Check-in und Freigabe sind erst am ausgewählten Veranstaltungstag möglich. Die Tagesfreigabe gilt am Tag der persönlichen Prüfung bis 24:00 Uhr deutscher Zeit (Europe/Berlin). Danach sind mit dieser Freigabe keine weiteren Saalgebote, Zuschläge oder neuen Etikettenausgaben möglich. Für einen weiteren Veranstaltungstag prüfen unsere Mitarbeiter die Voraussetzungen erneut und protokollieren die neue Freigabe samt Prüf- und Ablaufzeitpunkt. Historische Saalnummern und die Zuordnung zu Person, Veranstaltungstag und Versteigerungen bleiben als Nachweis erhalten. Eine erneute Nummernvergabe an einem anderen Tag schreibt diese Nachweise nicht um. Bereits gespeicherte Gebote, Käufe, Rechnungen und Nachweise werden durch den Ablauf nicht gelöscht. Die Dauer der Anmeldung im Onlinekonto und des Sitzungscookies wird dadurch nicht verändert.

Kundenkonto vor der Check-in-Prüfung

Ein neues Kundenkonto am Empfang kann ein berechtigter Mitarbeiter am betrieblichen Arbeitsplatz mit den vom Kunden angegebenen vollständigen Firmen-, Kontakt- und Rechnungsdaten anlegen. Dazu werden die Zustimmung zu den AGB und Versteigerungsbedingungen sowie die Bereitstellung der Datenschutzhinweise erfasst. Das Konto erhält eine dauerhafte Kontokennung und ein Herkunftsmerkmal. Die Daten werden ohne erneute Eingabe in einen zunächst offenen Check-in für die ausgewählte Versteigerung beziehungsweise den gemeinsamen Veranstaltungstag übernommen. Kundenkonto und zugehörige Teilnahme werden zusammen gespeichert; wiederholtes Absenden derselben Anforderung erzeugt kein zweites Konto. Die persönliche Prüfung von Identität, Firma und Vertretungsberechtigung sowie die Freigabe erfolgen anschließend gesondert. Erst bei erfolgreicher Freigabe werden die Saalnummer zugeteilt und die zugehörigen Druckaufträge erzeugt. Die Kontoanlage allein bestätigt keine persönliche Prüfung oder Bieterberechtigung vor Ort. Bei zuvor ohne Konto erfassten Teilnahmen bleibt auch die Kontoanlage während der persönlichen Freigabe möglich.

Die Anlage oder Verbindung mit einem bestehenden Konto wird mit Bearbeiter, Zeitpunkt, Kontoreferenz und bestätigten Rechtstextfassungen im Prüfprotokoll dokumentiert. Bereits verwendete E-Mail-Adressen werden erkannt; vorhandene Konten werden ausdrücklich ausgewählt. Ein gleicher Name oder eine eingegebene E-Mail-Adresse allein verbindet keine fremden Konten. Der Kunde erhält über unseren bestehenden E-Mail-Versand einen sechs Stunden gültigen Aktivierungslink. Erst beim Festlegen seines eigenen Passworts über diesen Link wird die E-Mail-Adresse bestätigt. Mitarbeiter erhalten kein nutzbares Anfangspasswort. Für den Link werden die vorhandenen Token-, Versand- und Missbrauchsschutzfunktionen verwendet. Eine noch ausstehende E-Mail-Bestätigung verhindert nicht die persönliche Prüfung am Empfang. Das Kundenkonto bleibt nach dem Veranstaltungsende bestehen; nur die aktive Tagesfreigabe der Saalnummer endet automatisch. Die eigene Kontoansicht und die berechtigte Empfangsübersicht zeigen diese Zuordnung und ihren Status.

Eine eindeutige Saalnummer wird je Veranstaltungstag und freigegebener Person vergeben; bei früheren Einzelteilnahmen bleibt die damalige auktionsbezogene Nummer dokumentiert. Anmelde-, Korrektur-, Freigabe-, Sperr- und Druckvorgänge werden mit Zeit und Bearbeiter protokolliert; Korrekturen erhalten den vorigen Datenstand im Prüfprotokoll. Die bei der Teilnahme erfassten Firmen- und Rechnungsdaten bleiben als Standaufnahme für die Zuschlags- und Belegzuordnung erhalten. Mehrere Vertreter einer Firma können getrennt erfasst werden. Onlinekonto und Saalteilnahme werden nur bei entsprechender Zuordnung verbunden. Saalgebote, Zuschläge und Rechnungsdaten werden anhand dieser Zuordnung verarbeitet; bei verbundenem Onlinekonto können die zugehörigen Gebote und Käufe im Konto angezeigt werden.

QR-Codes werden lokal durch unsere Anwendung erzeugt. Der öffentliche Tages-Code verweist auf den eingerichteten Veranstaltungstag und öffnet dessen Anmeldung; ein vorab gedruckter Code erlaubt keine vorzeitige Freigabe. Kunden müssen keinen eigenen QR-Code hochladen oder am Empfang vorzeigen. Die angemeldete Empfangsübersicht und die eigene Kundenansicht fragen bei geöffneter Seite regelmäßig den aktuellen Prüf- und Freigabestatus ab; sie erhalten nur die jeweils berechtigten Daten. Neu ausgegebene Bieteretiketten enthalten keinen QR-Code. Auf bereits früher ausgegebenen Etiketten vorhandene Codes können weiterhin eine zufällige Vorgangskennung enthalten; die zugehörige Teilnehmeransicht ist ausschließlich nach Mitarbeiteranmeldung mit Berechtigung zugänglich. Eine solche Kennung ist kein Anmelde- oder Freigabenachweis. Das gedruckte Etikett enthält die Saalnummer, den Geltungsbereich für die Tagesauktionen beziehungsweise bei früheren Einzelteilnahmen die Versteigerungsangabe, Tag der Freigabe mit Gültigkeit bis 24:00 Uhr, den Namen der teilnehmenden Person und bei Firmenkunden zusätzlich den Firmennamen. Im Namensbereich wird bei Privatpersonen ausschließlich der Personenname ausgegeben. Firmenanschrift und Ausweisdaten werden darauf nicht ausgegeben. Eigene Reichweitenmessung findet auf den Check-in-Seiten nicht statt; die allgemeinen technischen Hosting-Protokolle bleiben bestehen.

Nach der persönlichen Freigabe werden ein Bieteretikett mit Saalnummer, Personenname und bei Firmenkunden zusätzlich dem Firmennamen sowie ein vorausgefüllter A4-Bestätigungsschein automatisch als getrennte Aufträge gespeichert. Der Bestätigungsschein enthält die zugeteilte Bieternummer, Name der teilnehmenden Person, Firma beziehungsweise Rechnungsempfänger, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Land sowie die vorhandene Telefonnummer, E-Mail- und Rechnungs-E-Mail-Adresse. Auktionsnummer und -bezeichnung, bei gemeinsamem Veranstaltungstag die zugehörigen Auktionen, Freigabedatum und Gültigkeit werden aus dem zum Ausgabeereignis gespeicherten Datenstand übernommen. Besonders lange Angaben können auf einer zugehörigen A4-Anlage ausgegeben werden. Ein späterer Nachdruck verwendet denselben gespeicherten Kundendatenstand; ältere Ausgabedaten ohne vollständige Auktionsliste werden nicht mit späteren Daten ergänzt. Das Blatt enthält Ablaufhinweise sowie die Erklärung zum Erhalt und zur Verantwortung für die Bieternummer und zur Zustimmung zu AGB und Versteigerungsbedingungen mit den bestätigten Fassungskennungen. Name und Datum sind vorausgefüllt; die Unterschrift wird auf Papier ergänzt und durch diese Funktion nicht digitalisiert. Das Vorzeigen eines Ausweises führt nicht zur Erfassung von Ausweisnummern oder Ausweiskopien. Die Ausgabe dient der persönlichen Zuordnung, Auktionsdurchführung und dem Nachweis der Bestätigung im Rahmen der nachfolgend beschriebenen Rechtsgrundlagen. Empfänger sind die zuständigen berechtigten Mitarbeiter sowie der bereits beschriebene betriebliche Druckdienst mit STRATO-Hosting und gemeinsamem Windows-PC; die bestehenden Speicher- und Aufbewahrungsregeln für Check-in-Daten, Auftragsnachweise, Papier und lokale Druckdaten gelten weiter. Das Bieteretikett wird dem Labeldrucker und der Bestätigungsschein dem A4-Drucker zugeordnet; A4 wird schwarz-weiß und einseitig ausgegeben. Die PDF-Dateien dieser beiden Dokumentarten entstehen weiterhin nur bei Vorschau, Druck oder Versand im Arbeitsspeicher. Es gibt keine automatische Druckausgabe durch die Browser der Empfangsarbeitsplätze.

Bieterregistrierung mit Nachweistext und E-Mail-Kopie

Der bei der persönlichen Prüfung eingegebene Text aus „Vertretungsnachweis / Vollmacht“ wird vollständig mit den Registrierungsdaten festgehalten und auf der Bieterregistrierung ausgegeben, bei umfangreichen Angaben auf einer zugeordneten Anlage. Er kann insbesondere die bereits beschriebenen Angaben zu Aussteller, Datum, Geltungsbereich und Belegreferenz enthalten. Bei älteren Ausgaben wird ein Nachweistext nur übernommen, wenn er der ursprünglichen protokollierten Freigabe eindeutig zugeordnet werden kann; spätere Prüftexte ersetzen keinen früheren Belegstand.

Bei der ersten Ausgabe wird außerdem einmalig ein Versandauftrag für eine PDF-Kopie derselben Bieterregistrierung an die im Kundenkonto hinterlegte E-Mail-Adresse angelegt. Die Kopie enthält die vorausgefüllten Personen-, Firmen-, Anschrifts- und Kontaktdaten, Bieternummer, Auktions- und Freigabeangaben, Bedingungskennungen sowie den vollständigen Nachweistext. Handschriftliche Ergänzungen, Ankreuzungen und Unterschriften sind in dieser Kopie nicht enthalten. Der Versand erfolgt unabhängig vom Papierdruck über den bereits beschriebenen STRATO-E-Mail-Dienst an den Kunden und die für dessen E-Mail-Empfang eingesetzten Anbieter. Diese Dokumentkopie dient der Auktionsabwicklung und der Information über die dokumentierte Registrierung, nicht der Werbung. Ein Nachdruck löst keinen weiteren automatischen Versand aus; berechtigte Mitarbeiter können fehlgeschlagene oder unklare Versandaufträge nach Prüfung behandeln und eine erneute Zustellung ausdrücklich anfordern.

Die PDF wird auch für den Versand nur im Arbeitsspeicher erzeugt und nicht als neues PDF-Archiv in der Anwendung gespeichert. Datenstand, Empfängeradresse, Versandstatus, Versuche, Nachrichtenkennung und Zeitpunkte werden in der vorhandenen STRATO-Datenbank als Ausgabenachweis geführt. Zugestellt erhaltene E-Mails, heruntergeladene PDF-Kopien und Papierausdrucke sind davon getrennte Kopien. Zugriff haben die zuständigen berechtigten Mitarbeiter und die bereits genannten Hosting-, Mail- und Wartungsdienstleister. Zweck und Rechtsgrundlagen entsprechen der beschriebenen Auktionsabwicklung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei eigener Vertragsbeziehung, lit. f bei Unternehmensansprechpartnern mit dem berechtigten Interesse an nachvollziehbarer Registrierung und zuverlässiger Dokumentzustellung sowie lit. c, soweit gesetzliche Nachweise erforderlich sind. Es gelten die bestehenden zweckbezogenen Aufbewahrungs- und Löschregeln; diese Funktion führt keine zusätzliche feste Frist oder automatische Löschzusage ein.

Für einen Systemausfall können berechtigte Mitarbeiter leere Bieterregistrierungen mit Schreiblinien speichern und drucken. Dabei werden keine Kundendaten vorausgefüllt, kein Kundenkonto und keine Bieternummer angelegt und keine E-Mail versandt. Die anschließend handschriftlich ausgefüllten Unterlagen werden betrieblich wie die übrigen Registrierungs- und Nachweisunterlagen verwaltet; die Blankofunktion liest sie nicht automatisch ein.

Die Bieterregistrierung enthält ein freiwilliges, zunächst leeres Ankreuzfeld für den Wunsch nach künftigen Informationen über Versteigerungen und Verwertungen per E-Mail/WhatsApp. Die Teilnahme und die Zusendung der Registrierungs-PDF hängen nicht von diesem Kreuz ab. Ein auf Papier erklärter Wunsch wird in der betrieblichen Papierdokumentation geführt; diese Website erfasst das Kreuz nicht digital und meldet niemanden automatisch für einen Newsletter oder bei WhatsApp an. Einwilligungen können jederzeit über die oben genannten Kontaktwege widerrufen werden; der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit einer zuvor auf Einwilligung beruhenden Verarbeitung nicht. Eine spätere werbliche Kontaktaufnahme und ein hierfür eingesetzter Versanddienst sind gesondert zu prüfen und vor Nutzung mit den tatsächlich zutreffenden Anbieter-, Empfänger-, Übermittlungs- und Aufbewahrungsangaben zu erläutern. Durch dieses Formular wird keine WhatsApp- oder Newsletter-Schnittstelle aktiviert.

Kundenvoraberfassung für Firmen und Privatpersonen

Auf Ihren Wunsch können berechtigte Mitarbeiter Ihr Kundenkonto bereits vor dem Veranstaltungstag anlegen, auch wenn noch kein Check-in geöffnet ist. Erfasst werden Kontotyp (Firma oder Privatperson), Anrede, vollständiger Name, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land, Telefonnummer und eine eigene E-Mail-Adresse; eine abweichende Rechnungs-E-Mail ist optional. Bei Firmen kommen Firmenname und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzu. Wir speichern die bestätigten Fassungen der Teilnahmebedingungen und der bereitgestellten Datenschutzhinweise sowie den Zeitpunkt der Kontoanlage in der vorhandenen STRATO-Datenbank. Privatpersonen benötigen keinen Firmennamen und keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Das Kundenkonto ist unmittelbar nach dem Speichern für berechtigte Mitarbeiter über Name, Firma, E-Mail-Adresse, Kundenkontonummer oder Ort auffindbar. Dies gilt auch, wenn Sie die Einladung noch nicht geöffnet oder kein Passwort vergeben haben. Es wird kein nutzbares Anfangspasswort durch Mitarbeiter vergeben oder mitgeteilt. Über den bestehenden STRATO-E-Mail-Dienst erhalten Sie einen sechs Stunden gültigen Aktivierungslink, mit dem Sie Ihr eigenes Passwort festlegen und zugleich Ihre E-Mail-Adresse bestätigen. Ein neuer Link kann angefordert werden; abgelaufene oder ersetzte Links berechtigen nicht mehr zur Aktivierung. Ein fehlgeschlagener Versand löscht das angelegte Konto nicht. Die vorhandenen Token- und Versandnachweise dokumentieren Vorbereitung, Gültigkeit und Versandstatus.

Die Voraberfassung selbst erzeugt keine Saalteilnahme, Saalnummer, Bieterregistrierung oder Druckaufträge. Am Veranstaltungstag übernehmen berechtigte Mitarbeiter die gespeicherten Kundendaten in den geöffneten Check-in. Die persönliche Prüfung und Freigabe bleibt erforderlich und ist unabhängig von der Passwortvergabe. Bei Privatpersonen, die im eigenen Namen teilnehmen, werden Identität, Name, Rechnungsanschrift und Bestätigung der Bedingungen geprüft; ein Firmen- oder Vertretungsnachweis wird hierfür nicht verlangt. Die Teilnahme im eigenen Namen und die tatsächlich vorgenommenen Prüfungen werden im bestehenden Prüfprotokoll dokumentiert. Bei Firmen gelten weiterhin die beschriebenen Vertretungsprüfungen. Gesperrte Konten und Teilnahmen werden durch Voraberfassung, Einladung oder Passwortvergabe nicht entsperrt.

Die Verarbeitung dient der gewünschten Vorbereitung, Durchführung und Abrechnung der Versteigerung sowie der eindeutigen Kunden- und Käuferzuordnung. Rechtsgrundlagen, Empfänger, Speicherorte und Aufbewahrung richten sich nach den vorstehenden Angaben zur Kontoregistrierung und zum Vor-Ort-Check-in: insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei eigener Vertragsanbahnung oder Vertragsbeziehung, lit. f bei Unternehmensansprechpartnern und erforderlicher Anspruchssicherung sowie lit. c bei gesetzlichen Nachweispflichten. Zugriff erhalten die zuständigen berechtigten Mitarbeiter und die bereits beschriebenen Hosting-, Mail- und Wartungsdienstleister; die Aktivierungsmail geht an Sie und Ihren Mailanbieter. Nicht mehr benötigte Voraberfassungen ohne Teilnahme sind nach Wegfall ihres Zwecks im bestehenden betrieblichen Löschkonzept zu bereinigen. Es gibt keine zusätzliche feste Speicherfrist, automatische Löschzusage, neue Dienstanbieter, Cookies oder Browser-Offline-Speicher.

Private QR-Registrierung und manuelle Kontoprüfung

Privatpersonen können sich über einen gesondert bereitgestellten QR-Zugang selbst für die Teilnahme registrieren. Erfasst werden Kontotyp, Anrede, vollständiger Name, Anschrift, Land, Telefonnummer, eigene E-Mail-Adresse und Rechnungs-E-Mail sowie die bestätigten Rechtstextfassungen und Zeitpunkte. Das selbst gewählte Passwort wird ausschließlich als Prüfwert gespeichert. Vor der selbständigen Anmeldung zum Check-in ist die E-Mail-Adresse über einen Bestätigungslink zu verifizieren. Danach kann die Veranstaltung ausgewählt werden; eine Saalnummer wird weiterhin erst nach persönlicher Prüfung am Empfang vergeben. Die Mitarbeiter-Voraberfassung ohne Anfangspasswort bleibt ein getrennter Ablauf.

Der QR-Zugang ist nicht in der öffentlichen Navigation verlinkt. Seine nicht erratbare Zugangskennung wird in einem geschützten Bereich der Anwendung gespeichert. Wer den vollständigen QR-Link besitzt, kann ihn weitergeben. Nach dem Öffnen wird die Zugangsberechtigung für bis zu zwei Stunden in der bestehenden notwendigen Sitzung geführt und die Kennung aus der sichtbaren Adresse entfernt. Technische Zugriffsprotokolle können die aufgerufene Linkadresse enthalten. Es entsteht kein zusätzlicher Cookie und kein zusätzlicher Browser-Dauerspeicher.

Berechtigte Mitarbeiter können die gespeicherten Registrierungs- und Kontaktdaten zur Kontoprüfung einsehen. Die Anwendung zeigt nachvollziehbare Prüfhinweise zu gleichen Namen und Anschriften, mehrfach verwendeten Telefonnummern, erkennbar unvollständigen Telefonnummern oder typischen Testplatzhaltern an. Diese Hinweise werden beim Abruf aus den vorhandenen Daten berechnet, nicht als eigenständiges Risikoprofil gespeichert und nicht an externe Prüfdienste übermittelt. Sie sind keine Feststellung eines Missbrauchs; auch gemeinsame Kontaktdaten können berechtigt sein. Sperrung und Entsperrung erfolgen ausschließlich durch eine ausdrückliche menschliche Entscheidung. Die Änderung wird mit Konto-ID, ausführendem Mitarbeiter, Zeitpunkt und vorherigem sowie neuem Status im bestehenden internen Verwaltungsprotokoll festgehalten. Kontosperren verhindern neue Online-Gebote und die Vor-Ort-Freigabe beziehungsweise Saalzuordnung. Bestehende Gebote und Geschäftsunterlagen bleiben erhalten.

Die Verarbeitung dient der gewünschten Teilnahme, sicheren Kontoverwaltung, Missbrauchsprüfung und nachvollziehbaren Auktionsabwicklung auf den bereits beschriebenen Rechtsgrundlagen. Sie erfolgt in der bestehenden STRATO-Anwendung und Datenbank durch berechtigte Mitarbeiter und über den vorhandenen Mailversand. Es werden keine zusätzlichen Anbieter, Empfänger oder Speicherfristen eingeführt; die beschriebenen Regeln zu Zweckbindung, Löschung, Geschäftsunterlagen und Sicherungen gelten weiter. Interne Katalogfassungen nach Sortierungsnummer und die einzelnen übernommenen Saal-Bietschritte verwenden vorhandene Katalog- und Gebotsdaten. Nur berechtigte Mitarbeiter erhalten den internen Katalog; öffentlich bleibt die Fassung nach Katalognummer. Ein angemeldeter Online-Bieter erhält aus dem aktuellen Gebotsstand die Anzeige, ob er selbst Höchstbietender ist.

Saalteilnahme, Mitarbeiter-Checkout und neue Saalnummer

Nach der persönlichen Freigabe mit Saalnummer sind für das zugeordnete Kundenkonto in den betroffenen Auktionen ausschließlich Saalgebote möglich. Online-Gebote werden während der aktiven Saalteilnahme serverseitig abgewiesen. Auf Wunsch kann ein berechtigter Mitarbeiter die Teilnahme nach Bestätigung vorzeitig auschecken. Bei einem gemeinsamen Veranstaltungstag gilt der Checkout für alle zugehörigen Auktionen. Die Saalnummer wird dadurch inaktiv; mit einem freigeschalteten und bestätigten Kundenkonto sind anschließend wieder Online-Gebote möglich, sofern für dieselbe Auktion keine weitere aktive oder gesperrte Teilnahme besteht. Die Tagesfreigabe endet weiterhin spätestens um Mitternacht in Europe/Berlin. Eine ausdrücklich gesperrte Teilnahme wird durch Checkout oder Tagesablauf nicht entsperrt.

Beim Mitarbeiter-Checkout und bei der Entsperrung dokumentieren wir Kunden- und Teilnahmezuordnung, betroffene Auktionen, bisherige beziehungsweise neue Saalnummer, Status, Zeitpunkt und handelnden Mitarbeiter im bestehenden Prüfprotokoll. Für eine gesperrte, bereits geprüfte Teilnahme kann ein berechtigter Mitarbeiter eine neue, noch nicht vergebene Saalnummer zuweisen und damit die Saalteilnahme wieder freigeben. Die vorherige Nummer bleibt ungültig und reserviert. Bei einer späteren Rückkehr nach Checkout erfolgt eine erneute persönliche Prüfung mit neuer Nummer. Die bisherigen Nummernzuordnungen einschließlich der damaligen Registrierungs-, Rechnungs-, Vertretungs- und Freigabeangaben werden als gesicherter Datenstand in der vorhandenen STRATO-Datenbank erhalten. Bereits angenommene Gebote, Käuferzuordnungen und Belege werden nicht auf die neue Nummer umgeschrieben.

Für jede neu vergebene Nummer werden ein neues Label und eine neue Bieterregistrierung über den bereits beschriebenen lokalen Druckdienst ausgegeben. Wie bei der ersten Ausgabe wird einmalig eine PDF-Kopie der neuen Registrierung über den bestehenden STRATO-E-Mail-Dienst an die im Kundenkonto hinterlegte Adresse vorgemerkt. Ein bloßer Nachdruck derselben Registrierung versendet weiterhin keine zusätzliche automatische E-Mail. Frühere Belegstände bleiben unverändert; die neue Ausgabe übernimmt die dokumentierten Prüf- und Registrierungsdaten, bei erneuter Prüfung deren aktuellen Stand.

Diese Verarbeitung dient der eindeutigen Steuerung der Teilnahmewege, der Verhinderung unberechtigter oder paralleler Saal- und Online-Gebote sowie der nachvollziehbaren Auktionsabwicklung und Anspruchssicherung. Rechtsgrundlagen sind wie beim Vor-Ort-Check-in Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei eigener Vertragsbeziehung, lit. f bei Unternehmensansprechpartnern und dem berechtigten Interesse an eindeutiger Gebotszuordnung sowie lit. c, soweit gesetzliche Nachweise erforderlich sind. Zugriff erhalten die zuständigen berechtigten Mitarbeiter sowie die bereits beschriebenen Hosting-, Mail- und Wartungsdienstleister; die Registrierungs-PDF geht an den Kunden und dessen Mailanbieter. Speicherorte und Empfänger entsprechen dem bestehenden Check-in-, Druck- und E-Mail-Verfahren. Es gelten dessen zweckbezogene Aufbewahrungs-, Nachweis- und Löschregeln einschließlich Sicherungen und lokaler Papier-/Dateikopien. Es werden keine neue feste Speicherfrist, zusätzliche Drittlandübermittlung, neuen Dienstanbieter, Cookies oder Browser-Offline-Speicher eingeführt.

Zwecke sind die zuverlässige Zuordnung der anwesenden Bieter, Prüfung ihrer Berechtigung, Durchführung und Abrechnung der Versteigerung sowie Nachweis und Bearbeitung möglicher Unstimmigkeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartner ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Abwicklung von Unternehmensbeziehungen, Verhinderung unberechtigter Gebote und Sicherung berechtigter Ansprüche; gesetzlich erforderliche Nachweise beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Erforderliche Personen- und Vertretungsangaben sowie die E-Mail-Adresse für das Kundenkonto sind Voraussetzung für die Vor-Ort-Freigabe; eine abweichende Rechnungs-E-Mail ist optional. Empfänger sind berechtigte Mitarbeiter und die bereits benannten Hosting- und Wartungsdienstleister. Die Anwendungsdaten liegen in der bestehenden STRATO-Datenbank; die Funktion führt keine zusätzliche Drittlandübermittlung und keinen zusätzlichen Browser-Offline-Speicher ein.

Teilnahme- und Prüfvermerke werden für die Versteigerungsabwicklung und anschließend nur im Umfang erforderlicher Nachweise, einschlägiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder offener Rechtsansprüche aufbewahrt. Für zugehörige Geschäfts- und Buchungsunterlagen gelten die unten nach Unterlagenart beschriebenen Fristen. Nicht mehr benötigte Anmeldungen ohne Teilnahme und sonstige nicht aufbewahrungspflichtige Daten sind nach Wegfall ihres Zwecks organisatorisch zu bereinigen. Das Check-in-Modul führt keine eigene automatische Löschung aus; eine pauschale gesetzliche Frist für alle Prüf- oder Druckvermerke wird nicht angesetzt. Lokale Kopien, Druckwarteschlangen, Papierunterlagen und Sicherungskopien sind in das betriebliche Löschkonzept einzubeziehen. Die oben erläuterten Betroffenenrechte und das Widerspruchsrecht gelten auch für diese Verarbeitung.

Gebote, Merkliste, Zuschläge, Abrechnung und Abholung

Bei einem gemeinsamen Verkauf mehrerer Artikel als Paket speichern wir die Zuordnung der ursprünglichen Artikel zu einer gemeinsamen Gebotsposition und eine Standaufnahme ihrer öffentlichen Bezeichnungen, Beschreibungen, Katalognummern, Standorte und Bildreferenzen in unserer bestehenden Datenbank bei STRATO. Ein Gebot und ein Zuschlag beziehen sich auf das gesamte Paket; die Zuordnung zu den Bestandteilen bleibt für die Abwicklung und Nachvollziehbarkeit erhalten. Bereits gespeicherte Merklisten können dadurch zum zugehörigen Paket führen. Es werden hierfür keine zusätzlichen Bieterangaben erhoben und keine neuen externen Dienste eingebunden. Für Paketdaten gelten dieselben nachfolgend beschriebenen Zwecke, Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsregeln wie für die zugehörigen Auktions- und Vertragsdaten. Bei Paketbildung oder Auflösung werden hinterlegte Katalogdateien und ihre Arbeitsstände entfernt und können durch berechtigte Mitarbeiter neu erstellt werden; bereits heruntergeladene Kopien werden dadurch nicht gelöscht.

Bei der Auctionator-Rückübertragung stellt die Anwendung unserem bestehenden betrieblichen Auctionator-Programm die zugehörige Kundenkennung, Kontaktdaten und Rechnungsanschrift des Kundenstamms sowie ursprüngliche Artikelkennungen, Zuschlagsbeträge, Vorbehaltsstatus und Zeitpunkte über die vorhandene authentifizierte Schnittstelle bereit. Eine kurze Saalnummer dient der veranstaltungsbezogenen Bedienung; die dauerhafte Kundenkennung sichert die Käuferzuordnung auch nach Ablauf der Tagesfreigabe und bei Wiederverwendung einer Nummer in anderen Auktionen. Ausweis- und Vertretungsnachweise sowie persönliche QR-Kennungen werden über diese Schnittstelle nicht übertragen. Vor der Rückgabe eines verkauften Pakets legen berechtigte Mitarbeiter die Einzelbeträge für die ursprünglichen Artikel fest. Die Summe muss dem Paketzuschlag entsprechen. Aufteilungsfassungen, zugehöriger Zuschlag, Mitarbeiterkennung, Speicherzeitpunkt und Zeitpunkt der ersten Ausgabe werden in der bestehenden STRATO-Datenbank dokumentiert. Nach der ersten Ausgabe bleibt diese Aufteilung für wiederholte Abrufe unverändert; der ursprüngliche Paketzuschlag und die Proforma werden nicht umgeschrieben. Zweck, Rechtsgrundlagen, berechtigte Zugriffe und Aufbewahrung richten sich nach der hier beschriebenen Auktionsabwicklung und den erforderlichen Geschäfts- und Nachweisdaten. Der Softwarehersteller wird durch diese betriebliche Verwendung nicht automatisch zum Empfänger; es wird kein zusätzlicher Cloud-Dienst eingebunden.

Art und Zweck der Verarbeitung

Wir verknüpfen Gebote, deren Zeitpunkte, Beträge und Status sowie Zuschläge mit dem jeweiligen Bieterkonto und der Auktion. Wir verarbeiten außerdem gespeicherte Merklisten, Vertrags- und Rechnungsdaten, Zahlungs- und Abholinformationen sowie die zur Abwicklung notwendigen Nachrichten und Dokumente. Dies dient der Durchführung und Dokumentation der Auktionen, der Vertragserfüllung, der Abrechnung und der Klärung von Rückfragen oder Rechtsansprüchen.

Bei reinen Online-Auktionen verarbeitet die Anwendung die festgelegte Gebotsendzeit, die je Position eingestellte Verlängerungszeit, den Eingang gültiger Gebote, den Gebotsbetrag und das hinterlegte Limit automatisch. Geht ein gültiges höheres Gebot ein, während die noch nicht abgelaufene Restzeit kürzer als die für diese Position angegebene Verlängerungszeit ist, wird die Restzeit erneut auf diese volle Dauer gesetzt. Standard sind 60 Sekunden; abweichende Zeiten werden bei der jeweiligen Position angezeigt. Nach Ablauf werden weitere Gebote abgewiesen und das Ergebnis automatisch gespeichert: ohne Gebot als ohne Zuschlag, mit Gebot als Zuschlag, bei Unterschreiten des hinterlegten Limits unter Vorbehalt. Hierfür werden die bereits vorhandenen Gebots-, Ergebnis-, Käufer- und Abrechnungsdaten sowie die bestehenden Protokolle und Benachrichtigungsabläufe verwendet. Rückfragen und Korrekturanliegen können Sie über unsere angegebenen Kontaktdaten an die zuständigen Mitarbeiter richten.

Zu einem für die Dokumentausgabe freigegebenen Zuschlag erstellt die Anwendung eine als solche gekennzeichnete farbige Proforma-Rechnung. Die serverseitige Prüfung gibt die Ausgabe automatisch nur frei, wenn der Zuschlagspreis über dem gespeicherten Limit liegt und keine Drittrechte vermerkt sind. Gleicher oder niedrigerer Preis, Drittrechte oder unklare Prüfdaten führen zur Mitarbeiterprüfung. Prüfhinweise, Preis-/Limitstand sowie Zeitpunkt, Bearbeiter und Begründung einer manuellen Freigabe werden dokumentiert. Dafür werden die zugehörigen Käufer- und Anschriftsdaten, Bieternummer, Auktion und Position, Zuschlagsbetrag, Aufgeld, Steuern, Vorbehaltsstatus sowie die hinterlegten Angaben des Leistenden und Zahlungsinformationen verwendet. Belegnummer, Erstellungszeitpunkt, PDF und Druckdarstellung werden in der vorhandenen Datenbank bei STRATO gespeichert. Berechtigte Mitarbeiter können Belegangaben korrigieren; dabei bleiben vorherige Fassungen erhalten und Bearbeiterkennung, Zeitpunkt und Änderungsgrund werden dokumentiert. Die automatische Erstellung stellt keine zusätzliche Zahlungsbuchung dar.

Automatische Dokumentausgabe und Druckdienst

Das farbige Proforma-Original und seine Fassungen werden vor Druck oder Versand dauerhaft in der vorhandenen STRATO-Datenbank gespeichert. Berechtigte Mitarbeiter können einzelne Belege oder die Proformas einer Versteigerung gesammelt herunterladen. Nach erfolgreicher Speicherung entstehen unabhängig voneinander ein E-Mail-Auftrag für das farbige reguläre Original und ein Druckauftrag mit drei Exemplaren: zwei reguläre Proforma-Originale mit Übergabeunterschrift und ein Abholschein mit Kundenname und Empfangsunterschrift. Bei mehrseitigen Belegen wird jedes Exemplar vollständig ausgegeben. Bereits archivierte Fassungen behalten ihren Ausgabestand. Diese Unterschriften werden auf Papier geleistet, durch die Funktion nicht automatisch eingelesen. Druck-, Versand-, Zahlungs- und Auctionator-Exportstatus bleiben getrennt. Ein Nachdruck löst keine zusätzliche E-Mail aus; ein erneuter Versand keinen Druck.

Der E-Mail-Versand erfolgt über den bereits benannten STRATO-Mailtransport an die gespeicherte Rechnungs-E-Mail-Adresse, ersatzweise die verwendbare Kontaktadresse. Empfänger erhält das farbige reguläre PDF, keinen Abholschein. Empfängeradresse, Belegfassung, Versandstatus, Versuche, Fehler, technische Nachrichtenkennung und Zeitpunkte werden für Nachvollziehbarkeit und Fehlerbehandlung gespeichert. Fehlende Adressen und unklare Mailübergaben werden berechtigten Mitarbeitern angezeigt. Ein kontrollierter erneuter Versand wird von automatischen Wiederholungen unterschieden.

Ein eigener Druckdienst auf einem betrieblichen Windows-11-PC ruft die Aufträge über HTTPS mit einer gesonderten widerrufbaren Dienstberechtigung ab. Er ordnet Etiketten ausdrücklich dem lokalen Brother-Labeldrucker und A4-Belege dem separat eingerichteten A4-USB-Drucker zu. Alle Papierausgaben erfolgen schwarz-weiß und A4 einseitig. Es wird kein Cloud-Druckanbieter eingebunden; die lokale Verwendung der Geräte und Software übermittelt durch diese Funktion keine Kundenunterlagen an deren Hersteller.

Die zentrale Warteschlange speichert Ereignis- und Dokumentkennung, den Datenstand zur Ausgabe, Zuordnung zu Kunde, Check-in, Auktion und Zuschlag, Dokumentrolle, Druckerziel, Zeitpunkte, Bearbeiter, technische Reservierungskennung, Anzahl der Versuche, Status, Fehler und verfügbare Windows-Auftragsnummer. Für Bieteretiketten und A4-Bestätigungsscheine wird das PDF bei Vorschau, Druckabruf oder Versand aus den gespeicherten Check-in-Daten nur im Arbeitsspeicher erzeugt; es wird nicht dauerhaft als PDF in der Anwendung abgelegt. Bereits zuvor gespeicherte PDF-Kopien dieser beiden Dokumentarten werden bei der Umstellung aus der laufenden Datenbank entfernt. Check-in-Daten, Bieternummern und Auftragsnachweise bleiben erhalten, damit ein bewusster Nachdruck möglich ist. Ein späterer Nachdruck verwendet die dann aktuelle Druckvorlage. Rechnungen, Proforma-Originale und beide Proforma-Druckvarianten einschließlich Abholschein bleiben dagegen mit ihren vorhandenen Fassungen gespeichert. Auf dem Druck-PC verarbeitet der Dienst die Dokumentdaten im Arbeitsspeicher und in der lokalen Windows-Druckwarteschlange. Ein zugriffsgeschütztes lokales Wiederaufnahmejournal enthält Auftrags-, Reservierungs- und Drucksystemkennungen sowie den Bearbeitungsstand; nach bestätigter zentraler Statusübernahme wird der erledigte Journaleintrag entfernt. Technische Fehlerprotokolle und mögliche Spoolerreste werden betrieblich bereinigt. Nach einem Abbruch wird eine möglicherweise bereits erfolgte Ausgabe nicht blind wiederholt. Die Übergabe an Windows beweist keinen tatsächlichen Papierausdruck. Mitarbeiter können von berechtigten Arbeitsplätzen aus Status klären und einen bewussten Nachdruck anfordern. Bestätigen, Verwerfen und Wiederholen einzelner Druck- oder Versandaufträge erfordert keine freie Grundangabe; Aktion, Mitarbeiterkennung und Zeitpunkt werden weiterhin dokumentiert. Frühere bereits erfasste Angaben bleiben in der Historie erhalten.

Diese Verarbeitung dient Auktionsdurchführung, Vertragsabwicklung, zuverlässiger Belegzustellung sowie Nachweis und Anspruchssicherung. Es gelten die nachfolgend beschriebenen Rechtsgrundlagen und Empfänger sowie die bestehenden Aufbewahrungsregeln für Geschäfts- und Prüfnachweise. Rechnungs- und Proformaarchive, ihre Fassungen sowie Geschäfts- und Prüfnachweise werden durch das Erledigen oder Bereinigen von Druckaufträgen nicht gelöscht. Die beschriebene Entfernung früherer Etikett- und Bestätigungsschein-PDFs betrifft ausschließlich die laufende Anwendung; bestehende Sicherungen und bereits heruntergeladene oder ausgedruckte Kopien werden dadurch nicht rückwirkend entfernt. Keine neue Cookie-Kategorie, kein zusätzlicher Browser-Offline-Speicher und kein zusätzlicher Drittlandtransfer entstehen durch diesen eigenen Druckdienst. Ausdrucke, Downloads, lokale Druckdaten, Protokolle und Sicherungen sind in die betriebliche Zugriffs- und Löschorganisation einzubeziehen; es wird keine pauschale zusätzliche Löschfrist zugesichert.

Zur Kennzeichnung der Auktionsartikel können für die Auktionsverwaltung berechtigte Mitarbeiter je Position ein Positionsetikett mit Katalognummer, Artikelbezeichnung und Auktionsnummer an denselben lokalen Labeldrucker senden. Der Auftrag speichert diese zum Auslösezeitpunkt vorhandenen Angaben sowie Mitarbeiterkennung, Zeitpunkt und Bearbeitungsstand, damit einzelne Etiketten kontrolliert nachgedruckt werden können. Das Positionsetikett enthält keine Bieterdaten und keinen QR-Code. Artikeltexte können personenbezogene Angaben enthalten, soweit diese bereits in der Artikelbezeichnung vorhanden sind. Auch Positionsetiketten werden nur bei Vorschau oder Druck im Arbeitsspeicher als PDF erzeugt und nicht als PDF archiviert; die Auftragsdaten unterliegen der bestehenden betrieblichen Zugriffs- und Löschorganisation. Es gelten die genannten Empfänger und Rechtsgrundlagen der Auktionsdurchführung; es wird keine zusätzliche pauschale Löschfrist eingeführt.

Rechtsgrundlage und Empfänger

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsanbahnung und -erfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Durchführung von Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen und die Sicherung und Durchsetzung berechtigter Ansprüche.

Soweit erforderlich, erhalten der jeweilige Auftraggeber beziehungsweise Verkäufer, beauftragte Abhol- oder Transportpartner, Kreditinstitute, Steuerberater, Rechtsberater sowie zuständige Behörden die für ihre Aufgabe notwendigen Daten. Hosting und technische Wartung erfolgen durch hierfür eingesetzte Dienstleister. Vertragspartner können Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung verarbeiten. Zahlungsinformationen werden nicht allein durch den Besuch der Website an einen Zahlungsdienst übermittelt.

Speicherdauer

Merklisten können Sie selbst bearbeiten. Vertrags- und Auktionsdaten werden für die Abwicklung und anschließend so lange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Wahrung von Rechtsansprüchen dies erfordern. Je nach Unterlagenart betragen die handels- und steuerrechtlichen Fristen regelmäßig sechs Jahre für Handels- beziehungsweise Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und bestimmte weitere Unterlagen (§ 257 HGB, § 147 AO). Maßgeblich sind die gesetzlichen Fristbeginne und mögliche Verlängerungen, beispielsweise bei laufenden Verfahren. Andere für Rechtsansprüche erforderliche Daten können bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen aufbewahrt werden. Danach werden sie gelöscht, soweit keine weitere Rechtsgrundlage besteht.

Für Proforma-Belege, ihre Fassungen und die zugehörigen Bearbeitungs- und Drucknachweise gelten die jeweils einschlägigen vorstehenden Abwicklungs-, Nachweis- und Aufbewahrungszwecke. Die Proforma-Funktion führt keine eigenständige automatische Löschung aus; erforderliche Löschungen beziehungsweise Beschränkungen und die Bereinigung lokaler Kopien werden organisatorisch umgesetzt. Aus einer Proforma folgt keine pauschale zusätzliche gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich

Ohne die für ein Gebot, einen Kauf oder eine Abrechnung erforderlichen Angaben können wir den jeweiligen Vorgang nicht durchführen.

Gespeicherte Versteigerungskataloge

Damit auch umfangreiche Kataloge zuverlässig erstellt werden können, speichern wir während der Erstellung einen nur für berechtigte Mitarbeiter zugänglichen Arbeitsstand in derselben STRATO-Datenbank. Er enthält die für den Katalog benötigten öffentlichen Auktions- und Positionsangaben, lokale Bildreferenzen, bereits aufbereitete PDF-Inhalte sowie Fortschritt, technische Kennung und Bearbeitungszeitpunkt. Die Verarbeitung dient demselben oben beschriebenen Zweck und berechtigten Interesse. Es entstehen keine zusätzlichen Empfänger oder Browser-Speicher. Die Inhaltskopien des Arbeitsstands werden bei erfolgreicher Fertigstellung entfernt; technische Fortschrittsangaben bleiben kurzfristig erhalten. Beim Verwerfen der Erstellung, Entfernen des Katalogs oder Löschen der Auktion wird der zugehörige Arbeitsstand entfernt. Nach 24 Stunden ohne Bearbeitung kann eine Erstellung nicht mehr fortgesetzt werden; abgelaufene Arbeitsstände werden beim nächsten Aufruf der Katalogverwaltung bereinigt. Die fertige Katalogdatei und bestehende Sicherungskopien unterliegen weiterhin den zuvor beschriebenen Regeln.

Art, Zweck und Empfänger

Berechtigte Mitarbeiter erstellen aus den bereits veröffentlichten Auktions- und Positionsangaben einen PDF-Katalog. Er enthält insbesondere Titel, gekürzte Beschreibungen, ausgewählte Titelbilder, öffentliche Gebotsbeträge und Gebotsanzahlen, Limits, Gebühren sowie Auktionsort und Termine mit einer Standangabe. In Objekttexten und Bildern enthaltene personenbezogene Angaben können Bestandteil des Katalogs sein. Private Bieterkonten, Käuferanschriften und interne Vermerke werden nicht als solche in den öffentlichen Katalog aufgenommen. Der Katalog wird in der bestehenden Datenbank bei STRATO hinterlegt, damit Besucher die fertige Datei herunterladen können, ohne dass bei jedem Abruf eine neue Datei berechnet wird. Empfänger sind die Besucher, die den freigegebenen Katalog abrufen, sowie die für Hosting und Wartung erforderlichen Dienstleister. Es wird kein zusätzlicher externer Speicherdienst eingebunden.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer

Soweit personenbezogene Angaben erforderlich sind, stützt sich diese Bereitstellung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Information über das Auktionsangebot und der zuverlässigen Bereitstellung von Auktionsunterlagen. Pro Auktion wird eine aktuelle Katalogdatei mit Erstellungszeitpunkt, Positionsanzahl und technischen Prüfsummen gespeichert. Neue Gebote ändern diese Datei nicht automatisch. Eine bewusst ausgelöste Aktualisierung ersetzt die bisherige Datei; Mitarbeiter können sie auch gesondert entfernen. Bei Löschung der Auktion wird die zugehörige Katalogdatei aus der laufenden Datenbank entfernt. Eine eigene zeitgesteuerte Löschung erfolgt nicht. Wird die Auktion nicht mehr öffentlich bereitgestellt oder ändert sich die veröffentlichte Positionsauswahl, ist die alte Datei bis zur erneuten Freigabe beziehungsweise Aktualisierung nicht abrufbar. Korrekturen an weiterhin veröffentlichten Texten oder Bildern müssen auch im Katalog durch Aktualisieren oder Entfernen berücksichtigt werden. Bestehende Sicherungskopien folgen den allgemeinen Aufbewahrungsregeln; bereits heruntergeladene oder ausgedruckte Kopien können nicht technisch zurückgerufen werden. Persönliche Merklisten-PDFs bleiben auf das angemeldete Bieterkonto beschränkt und werden nicht als öffentlicher Auktionskatalog hinterlegt.

Eigene Reichweitenmessung ohne Analyse-Cookies

Art und Zweck der Verarbeitung

Nach Ihrer freiwilligen Einwilligung in „Statistik“ erfasst die Anwendung auf dem eigenen Server Seiten- und QR-Aufrufe, Zeitpunkt, Herkunftsdomain, Kampagnenkennzeichnungen, Geräteklasse sowie Browser- und Betriebssystemfamilie. Für eine ungefähre Besucherzählung wird eine täglich wechselnde pseudonyme Kennung aus einer gekürzten IP-Adresse und technischen Browsermerkmalen berechnet. Die vollständige IP-Adresse und der vollständige Browser-Kennstring werden nicht als Rohdaten in dieser Statistik gespeichert. Eine pseudonyme Kennung ist nicht mit einer vollständig anonymen Verarbeitung gleichzusetzen.

Die Auswertung dient der Beurteilung von Reichweite, technischer Nutzung und Auffindbarkeit unserer Auktionen. Zusätzlich können betriebliche Gesamtzahlen, beispielsweise die Zahl der Registrierungen und Gebote, aus den für die Geschäftsabwicklung vorhandenen Daten ermittelt werden; dies erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Betriebssteuerung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Rechtsgrundlage und Empfänger

Für die optionale Erfassung der Seiten- und QR-Aufrufe ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Es werden keine Analyse-Cookies gesetzt. Die Auswertung erfolgt innerhalb unserer Anwendung auf der Hosting-Infrastruktur; Matomo, etracker und WiredMinds werden für diese Auswertung nicht eingesetzt.

Speicherdauer, Freiwilligkeit und Widerruf

Die reguläre Aufbewahrung der Detailereignisse beträgt in der vorhandenen Konfiguration 365 Tage. Die Anwendung bereinigt ältere Ereignisse schrittweise bei laufenden Zugriffen; eine taggenaue automatische Löschung ist damit nicht gewährleistet. Die Einwilligung ist freiwillig und jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Weitere technische Angaben stehen unter Hinweise zur Reichweitenmessung.

Externe Livestreams

Derzeit werden auf unserer Auktionswebsite keine externen Livestreams eingebunden. Die Live-Gebotsanzeige wird durch unsere eigene Anwendung bereitgestellt. Vor einer künftigen Einbindung externer Medien ergänzen wir diese Hinweise um den konkreten Anbieter und dessen Datenverarbeitung. Solche Medien werden erst nach einer gesonderten freiwilligen Freigabe geladen.

KI-Unterstützung für Auktionsbeschreibungen

Für die interne Aufbereitung von Auktionspositionen ist Google Gemini über die Gemini API angebunden. Bei einer ausgelösten Analyse werden Positionsangaben und ausgewählte Objektbilder an Google übermittelt, um Vorschläge für Titel und ergänzende Beschreibungen zu erzeugen. Es handelt sich um eine Funktion der Verwaltung; ein gewöhnlicher Seitenaufruf oder die Abgabe eines Gebots löst keine solche Übermittlung aus. Die Schnittstelle überträgt keine Bieterkonten oder Zahlungsdaten als eigene Eingabefelder. In Objekttexten oder Bildern enthaltene personenbezogene Angaben können jedoch mitübermittelt werden.

Soweit hierbei personenbezogene Daten erforderlich sind, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der sachlichen und effizienten Aufbereitung der Auktionskataloge. Nicht erforderliche personenbezogene Angaben sollen vor der Analyse entfernt oder unkenntlich gemacht werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Bieter im Sinne von Art. 22 DSGVO ist für diese Funktion nicht vorgesehen.

Empfänger und Datenschutzbedingungen

Der Dienst wird von Google bereitgestellt. Für die Gemini API Paid Services mit Rechnungsadresse in Deutschland benennt Google die Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, als Vertragspartner. Googles Bedingungen für die Verarbeitung von Eingaben und Antworten in der Europäischen Wirtschaftsregion verweisen auf das Data Processing Addendum for Products where Google is a Data Processor. Einzelheiten enthält Google in den Gemini-API-Bedingungen.

Speicherdauer und Datenübermittlung in Drittländer

Nach Googles Angaben werden Eingaben, Kontextinformationen und Antworten zur Missbrauchserkennung für 55 Tage gespeichert. Dabei kann bei auffälliger Nutzung eine Prüfung durch hierzu befugte Mitarbeiter erfolgen. Die für die Missbrauchskontrolle protokollierten Daten dienen der Durchsetzung der Nutzungsregeln; Google beschreibt hierzu auch den Einsatz entsprechender Erkennungsmodelle. Weitere Informationen: Gemini API - Abuse monitoring. In unserer Anwendung gespeicherte Vorschläge und freigegebene Beschreibungen bleiben Bestandteil der jeweiligen Auktionsdokumentation und unterliegen den oben erläuterten Speicherzwecken.

Google kann Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, insbesondere in den USA. Die Google-Datenschutzbedingungen sehen für Übermittlungen an entsprechend zertifizierte US-Empfänger das EU-US Data Privacy Framework vor. Soweit kein geeigneter Angemessenheitsmechanismus verfügbar ist, sehen sie die einschlägigen EU-Standardvertragsklauseln und ergänzende Schutzmaßnahmen vor. Die Regelungen und Informationen zu den Garantien sind in den verlinkten Auftragsverarbeitungsbedingungen sowie unter Googles Rahmenbedingungen für Datenübermittlungen zugänglich. Auskünfte hierzu erhalten Sie auch über unseren Datenschutzkontakt.

Interner Erfassungsbereich und Offline-Speicher

Art und Zweck der Verarbeitung

Berechtigte Mitarbeiter können in einem geschützten Erfassungsbereich Auktionspositionen, Objektfotos, Notizen und gegebenenfalls Sprachnotizen erfassen. Für die ausdrücklich angeforderte Offlinefunktion speichert der Browser Entwürfe, Medien und Metadaten lokal in IndexedDB sowie Anwendungsdateien im Cache Storage. Bei der Synchronisierung werden die erfassten Inhalte an unsere Anwendung übertragen. Diese Funktion wird auf den öffentlichen Auktionsseiten nicht ausgeführt.

Rechtsgrundlage, Empfänger und Speicherdauer

Der erforderliche Endgerätezugriff für die angeforderte Offlinefunktion stützt sich auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die Verarbeitung personenbezogener Angaben erfolgt, soweit erforderlich, zur Vertragsdurchführung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise aufgrund des berechtigten Interesses an der Dokumentation und Verwaltung der Auktionen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zugriff haben berechtigte Mitarbeiter und die eingesetzten Hostingdienstleister; bei ausgelöster KI-Analyse gilt zusätzlich der vorstehende Abschnitt.

Lokal gespeicherte Inhalte bleiben bis zu ihrer Entfernung durch die Anwendung oder bis zum Löschen der Website-Daten im Browser vorhanden. Die Abmeldung allein löscht den Offline-Speicher nicht vollständig. Synchronisierte Daten werden nach den Zwecken und Aufbewahrungsregeln der Auktionsdokumentation gespeichert. Bei Gerätewechsel oder Außerbetriebnahme müssen die lokalen Website-Daten nach gesicherter Übernahme benötigter Inhalte gelöscht werden.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht. Dies gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir diese Daten nicht weiter, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Widerspruch gegen Direktwerbung

Werden Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen. Dies gilt auch für damit verbundenes Profiling. Nach dem Widerspruch werden die betreffenden Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Empfänger eines Widerspruchs

datenschutz@ghv-ag.de

Änderung unserer Datenschutzhinweise

Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn sich unsere Verarbeitungstätigkeiten oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils veröffentlichte Fassung beschreibt die aktuelle Verarbeitung. Eine notwendige neue Einwilligung wird durch eine Textänderung nicht ersetzt.

Fragen zum Datenschutz

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den oben genannten Verantwortlichen oder unseren Datenschutzbeauftragten.

Bearbeitungsstand: 16.10.2026 (R52). Ausgangsvorlage: Datenschutzhinweise unter Verwendung einer Vorlage der activeMind AG (Version 2024-10-25); an die G-H-V-Auktionsanwendung angepasst.

QR-Einstieg für bestehende und neue Kundenkonten

Für jeden Veranstaltungstag können berechtigte Mitarbeiter zwei QR-Aushänge erzeugen und als PDF herunterladen: Bereits registrierte Personen gelangen zur Anmeldung und zum Check-in; neue Personen wählen zunächst Privatperson oder Firma und verwenden danach das jeweilige Registrierungsformular mit eigenem Passwort und E-Mail-Bestätigung. Die beschriebenen privaten und betrieblichen Angaben und Prüfungen sowie die persönliche Freigabe bleiben erforderlich. Kundenkonten werden im gesamten Auktionssystem geführt und können auch bei späteren Veranstaltungen verwendet werden; nur der jeweilige Check-in ist veranstaltungsbezogen. Die Aushänge sind unmittelbar nach ihrer Erstellung nutzbar, auch zur Vorbereitung vor dem Veranstaltungstag. Der Check-in bleibt an den Veranstaltungstag und den geöffneten Empfang gebunden. Die nicht personenbezogenen QR-Kennungen werden mit dem Veranstaltungsdatum im geschützten Anwendungsbereich gespeichert und sind bis zum Ende dieses Tages gültig. Ein mitgelieferter vorbereiteter Aushang enthält einen bereits eingerichteten Zugang; eine gesonderte Aktivierung entfällt. Erneutes Herunterladen erhält denselben Zugang. Die notwendige Sitzung verwendet die bereits beschriebenen Schutzregeln. QR-Erzeugung und PDF-Ausgabe erfolgen lokal im Browser beziehungsweise auf dem bestehenden Webserver ohne externen QR-Dienst. Es werden keine zusätzlichen personenbezogenen Angaben, Anbieter, Empfänger oder Speicherfristen für Kunden eingeführt.